FI/CO模块的一些基本概念

SAP R/3财务基本概念及集成性浅释—总帐等概念

1，科目表的建立及分配

在SAP中，科目表的层次较公司代码高，也就是说先创建好科目表，然后可以分配给不同的公司使用。在同一集团范围内，为了使各个集团范围内的公司使用的科目表都能一致，通常是先创建一个虚拟的公司及科目表，然后集团范围内公司都可从其拷贝。科目表中的科目就是在总帐的主数据中分别创建的。这里值得一提是，在SAP中的科目表与传统的手工方式在科目体系中有了很大的不同。传统的帐务体系将会计科目分为1级科目、2级科目、3级科目等。但在SAP已没有这样分法了。除了应收、应付、固定资产等统驭科目外，所有的明细或2、3科目上升为总帐科目（当然在使用之前，应进行有关主数据的设置），如传统的银行存款—工商银行XX支行XX帐号，这只是银行存款的一个子科目，但在SAP中，此时已设置为一个总帐科目了，科目代码是根据企业会计制度中的有关编码扩充至8位编码，如一个企业有许多银行存款，在SAP中就变成了有许多总帐科目。在总帐层次显示时，是分别显示的，但到报表层次时，则根据所有银行科目中的前四位代码汇集成一个科目银行存款进行披露。管理费用也一样，在SAP中有非常多管理费用的总帐科目（如工资、奖金、津贴等）。但在总帐还包含有从其他模块中过入的金额，如统驭科目，统驭如应付/收及固定资产的明细科目，因此在SAP的总帐科目表中，我们看到的就不是目前的五、六十个科目，而是将近五百个的总帐科目。由于应收、应付、固定资产有各自独立的模块，所以有各自的明细帐。但反映在总帐及报表层次时，分别为细分的统驭科目（如应收帐款可根据企业管理的需要分为应收国内的款项与应收国外的款项等）。SAP所有的财务信息都是即时的，当记录一笔总帐分录时，相应的总帐、报表都已生成，当应收明细帐生成时，通过统驭科目就可即时过入总帐与报表。也就是说，在SAP的帐务里，任何时点都会产生新的总帐与新的报表（注意该总帐与报表并不完全体现法人的资产负债损1益情况，尚有折旧、预提待摊因素要考虑）。

2，统驭科目的概念及分类，统驭科目的变更

统驭科目（reconciliation account）指的就是将明细科目归集起来的意思。前面我们说到，系统总帐科目表中包括统驭科目，该统驭科目是与应收模块、应付模块、固定资产模块有关的，其中长、短期借款运用了应付模块的功能，也成为了统驭科目。在实际业务过程，我们可能会发生统驭科目选用错误，此时就要用到统驭科目的变更功能。如客户A的统驭科目被误选为11310101，并有一笔分录输入，假设为1000元，此时的总帐科目11310101就有1000元余额，事后发现用错统驭科目，为此在此客房的主数据中更改统驭科目假设为113102101（注意这并不会更改已过入11310101的1000元），更改完毕后，至月末（假设本月只有一笔分录及余额为1000元）运行客户重组程序，系统会产生借：11310299（系11310201的调整科目，但非统驭科目）1000贷：11310199（系11310101的调整科目，但非统驭科目）1000，在报表层次上11310101与11310199被安排在一行后余额变为0，11310201与11310299被安排在一行后余额变为1000，这样在报表层次就将由于选错统驭科目而产生的错误纠正了。第二个月初，系统会自动运行相反的调整分录，借：11310199（系11310101的调整科目，但非统驭科目）1000贷：11310299（系11310201的调整科目，但非统驭科目）1000.直到选错统驭科目的金额被支付出去后，才不需运行上述程序。

3，凭证的输入规则：

在SAP中，总帐科目在输入分录是需要遵循传统的记帐方法，“有借必有贷，借贷必相等”。但对于应收、应付的发票输入（即作会计分录）单边则可，如在应付模块作发票输入，填入供应商的号码，日期、金额后，其次填写行项目，此时的行项目的字段中已经默认了借方，用户只需选择适当的总帐科目（如管理费用—XX）、金额、成本中心即可。产生的分录即为借贷皆具的双边分录了。应收模块的发票输入也同样。在应收、应付模块中除了后勤模块的“发票校验程序”及销售模块的“出具发票程序”自动过入应付、应收帐款外，尚有许多处如“过帐”、“清帐”也具有半自动生成会计分录的功能。另外，在SAP中，凭证具有较宽泛的意义，如后勤模块的产生的收货单据，在SAP中也称为凭证，发票也称凭证，因此财务人员在实际操作中应注意区别。

4，凭证的类别

传统的会计核算中，将凭证的类别分为收、付、转三类或直接就是一类记帐凭证。SAP对凭证的分类基本上也遵循收、付、转三类的原则，即总帐凭证（类似转帐凭证）SA，与供应商有关的凭证（类似于付款凭证）：KR（应付供应商的凭证）、KG（供应商转来的红字发票，SAP称为贷记凭证）、KZ（付款给供应商的凭证），与客户有关的凭证（类似于收款凭证）：DR（开具发票给顾客的凭证）、DG（开具红字发票给顾客的凭证）、DZ（向顾客收款的凭证），与固定资产交易有关的凭证AA等。

5，记帐码

在手工的会计核算过程中，我们通过用记帐符号“借”与“贷”来描述资产、负债的增、减。但在SAP中，却变得有些复杂了，比如，对于总帐科目的凭证，用符号40来表示总帐的借方，用50来表示总帐的贷方，分录例示如下：40：10010101（现金）50：50150101（营业外收入）；对于与供应商发票有关的凭证输入，主要与应付帐款有关的借贷方就比较复杂了，如贷方用31、32、33、34、35、36、37、38、39，借方用21、22、23、24、25、26、27、28、29，如供应商发票输入分录为：40：50100101（营业费用-电费）31：10100037（表示通过主数据创建的供应商编号）。对于与应收帐款有关的，其应收帐款的借贷方所用的记帐码：用01、02、03、04、05、06、07、08、09表示借方，用11、12、13、14、15、16、17、18、19表示贷方，如输入一笔与客户发票有关的分录：01：客户有关的号码50：其他业务收入。与固定资产有关的业务，用70表示借方，用75表示贷方，假设通过应付模块采购固定资产，70：固定资产号码31：10100037.与存货有关的业务，用89表示借方，用99表示贷方，如89：存货贷：50：GR/IR，退货时，40：GR/IR 99：存货（与存货有关的会计业务，大部分是系统自动产生的，因此少了一道麻烦！）。记帐码在SAP中实际上起到如下的作用：在行项目中决定可输入的科目的类别；行项目是以借方或贷输入；决定其他字段的状态。

6，凭证号码的产生

在SAP中，凭证号码可以由系统产生也可由手工产生，但系统产生的凭证号是连续的，手工产生的号码难免会产生跳号等失误，因此对系统设置时采用的凭证号码是由系统自动产生的。同时，对不同类别的凭证，系统对其产生的号码的范围不尽一致，如输入供应商发票产生的凭证号在1900000000-1999999999之间，付款给供应商的的凭证产生的凭证号在1500000000-1599999999，与固定资产有关的凭证产生的凭证号在0100000000-0199999999之间，开具发票给客户产生的凭证号在1600000000-1699999999之间等等！尚有其他号码范围，可参照总帐蓝图中的有关叙述。当然，号码范围是与年度有关的，即开始新一个会计年度时，号码区间又会被重新选用，从而避免号码被用尽的可能。

7，记帐期间变式，

会计年度与特殊期间记帐期间变式是较难理解的一个内容。通过手工的做法是，在某一期间内所有交易都必须在同一时点结帐，以便总帐及财务报表的生成。但在系统中，由于每一时点都可以产生一个即时会计报表，因此某些类型的凭证可以在期间结束时予以关帐，而某些却又可以继续开着，即某些类型凭证可在8月份入七月份的帐。当然从严格的角度说，这是不合适的。这就是记帐期间变式。特殊会计期间，在系统中，会计期间基本上分为12个期间，这与正常手工核算无二，但由于在年度的会计期间结束后（此时12月31日会计报表已产生），仍然存在应当调整的事项，如审计时发现有些费用的确认不尽合理，有些交易金额必须重新确认（如某些资产负债表日后事项），这时的调整就在特殊期间进行。SAP的特殊会计期间分为4个，即13-16期间。但有些资产负债表业务却又难以在特殊期间实现，如资产负债后日后发生的上一年度的退货，由于这涉及到集成的业务，所以在SAP较难实现（具体参见后述）。

8，初级成本要素与次级成本要素

初级成本要素与次级成本要素。SAP除总帐的及时集成外，它的另一个特点是与控制模块的及时集成。在SAP中所有的总帐中的费用科目都被要求创建成为初级成本要素。这样，当输入一个总帐的费用分录时，系统会要求输入一个成本中心，即表示此时系统已将该初级成本要素分配给了某一成本中心。即通过一个分录就将总帐与控制模块的要求同时满足，这就是SAP的无缝集成。当然控制模块中只有该要素的金额，而不是像总帐的记录是通过双边分录来实现的，因此某成本心的费用报表是各个初级成本要素总汇。次级成本要素是指，某一成本中心的费用要素可整理成为次级的费用要素（项目），并将其通过一定的比例分摊给不同的成本中心。控制模块就是通过这两个要素反映了企业内外部间的资金流动情况。在SAP中，初级成本要素就类似于科目表，它可以分配给任何一个成本中心，包括法人间的成本中心，即不同的成本中心可能包括的初级成本要素是一模一样的，但金额却不尽相同。

9，分配与分摊分配与分摊

对于成本要素的来说是一个很重要的功能。并且这功能就类似于固定资产折旧一样，一月只能执行一次。分配的功能是与初级成本要素相关的，分摊的功能是与次级成本要素的功能相关的。这两个功能同样都可用到计划（预算）与实际发生额中。如可创建一个循环，将某成本中心（可超过一个以上）的初级成本要素（可超过一个以上），按一定的比例分配给其他成本中心（可超过一个以上），当然也将这循环分为几个段，各段间相应的要求可以不一样，这样每月末执行时，就可以很好地反映初级成本要素的流向情况。同样的，也可创建一个分摊循环，将某成本中心（可超过一个以上）的初级成本要素（可超过一个以上）重新组合成为一个次级成本要素，然后再将其按一定的比例分配给其他成本中心（可超过一个以上），当然也将这循环分为几个段，各段间相应的要求可以不一样，这样每月末执行时，就可以很好地反映次级成本要素的流向情况。分配与分摊的区别在于，分配是将某一成本中心的初级成本要素分给另一成本心，被分配的初级成本要素会与被分配的成本中心的相同的初级成本要素一并反映，而分摊则是将次级成本要素分摊到另一成本中心，与被分摊的成本中心的初级成本要素一同反映，这样有利于区分本成本中心的发生的费用与分摊过来的费用的界限。需要说明的是，同一利润中心下的成本中心的分配或分摊，并不影响该利润中心的利润额，但跨利润中心进行分配或分摊，则影响了不同利润中心的利润额，两种方法产生（分配或分摊的规则相同时）的影响一致。

词汇表

科目维护: 在某一科目中结算未清项。
科目管理: 总分类帐如何管理的说明, 包括未清项管理和行项目显示。

科目类型: 指定某科目所属会计范围的代码。资产、客户、供应商和总分类帐均是科目类型的范例。因为帐号可用于每一科目类型，因此为了确定某科目，除要求帐号外还需要科目类型。
会计凭证: 会计凭证总是包含一个凭证抬头和至少两个凭证行项目。凭证余额必须为零。当您记帐会计凭证时，记帐科目的交易额得以更新。会计凭证在系统中代表原始凭证。
待摊和预提: 对组织收入和支出期间的分配，目的是计算期间利润。对预收付递延收入进行区分。预收付是在结算日前的任何支出，它表示在该日期之后一特定期间的支出。递延收入是在结算日之前的收入，它表示该日期之后一特定期间的收入。
余额: 来自某科目或凭证的借方和贷方间差异的金额。如果贷方数值大则称“贷项余额”，如果借方数值大则称“借项余额”。
余额核对: 用于检查某会计凭证是否正确输入的程序。为满足此要求，凭证中的借项金额必须等于贷项金额。
资产负债表: 某一时间点的公司结算余额（资产负债表结算日）。此凭证根据会计原则以资产(ASSETS －资产负债表的贷方)和资本(LIABILITIES －资产负债表的借方)比较的形式被构建。余额：某期间的损益。
预算资产负债表: 某一结算日期中出自所有部分计划（销售计划），主生产计划表，投资计划，人力资源计划，现金流量表的资产负债表。
会计科目表: 按会计原则定义的所有总分类帐主记录和成本要素的系统化排序清单。会计科目表包括帐户号码、帐户名称和每个总分类帐主记录的控制信息。每个客户可创建几个会计科目表。每个公司代码必须被分配给一个会计科目表。
支票/汇票: 帮助买方借钱的会计程序。买方付支票并让卖方同时为他开一张汇票。他接受汇票并递交给银行以贴现。
结帐操作: 准备和执行以下结帐所需的所有程序：日末结帐、月末结帐、年末结帐
公司代码: 客户范围内的独立的会计单位。符合法律要求的资产负债表和利润表＋在公司代码等级上创建。每个客户可以建立几个公司代码以同时管理各个独立组织机构的帐户。
成本: 用于商品和服务的生产和销售，以及工厂和机器的购置和维护的有形和无形经济商品的使用价值。
贷项凭证: 扣除应收款或应付款的记帐。
凭证记帐: 人工或自动将凭证记入SAP系统。人工记入是通过为业务往来输入而专门设计的屏幕实现的；自动记入由联机接口完成。
凭证原则: 据此原则，记帐总是以凭证的形式保存（无凭证就无记帐）。凭证作为完整单元保留，可在任意时刻显示，直至归档。
费用: 公司某期间内的花费包括使用的物品，外部服务，和财政收费，这些根据收入在利润表中抵销。
财政预算: 考虑销售计划、主生产计划、采办计划、投资计划及人力资源计划的结果和/或要求，针对可用财政资源的中期及长期应用程序的规则说明。
会计年度: 一般说来，十二个月为一个期间，公司为此期间定期创建存货和资产负债表。会计年度对应于公历年，但并非必须如此。在某些情况下，小于12个月的会计年度也是允许的（短会计年度）。
总分类帐: 为创建法定结算报表用的分类帐（资产负债表和利润表）。总分类帐是来自总分类帐帐户的交易额的记录。总以适当的本位币记帐。总公司帐户: 用于表示总公司/分公司关系的帐户，此关系针对SAP系统中的某客户和供应商而存在。收付从总公司帐户执行，而采购定单，产品交付或发票则记入分公司帐户。
进项税: 由供应商收取的税。进项税的可减除部分可从当局税务机构要求。
日记帐: 可在任一点及时创建的周期内的所有记帐清单。
分类帐: 在某种程度上显示交易额的特殊结构。它与一定的会计范围和一定的报告或评估目的相关联。例如对于总分类帐，总是在会计系统内管理一分类帐。
负债: 债务，待摊项和预提项、以及公司权益的总和。它显示在资产负债表的右侧（如资本、盈余准备金、预备金、供应商负债）。
月末结算: 所有的工作在记帐期末进行。
一次性帐户: 记录来自您只与其做过一性业务或偶尔有业务来往的客户/供应商组的交易额之帐户。所有一次性帐户需要一个特殊主记录。客户/供应商的指定数据如地址和银行数据不输入到主记录，而是输入到自身凭证中。
未清项管理: 对科目中的项目，必须由科目中其它项目结算的规定。涉及结算程序的项目总额须为零。因而科目余额总是等于未清项总额。
原始凭证: 证明已正确完成记帐的凭证。
销项税: 在生产及贸易的各等级上对客户征收的税金。它代表对于税务局的纳税义务。
记帐冻结: 冻结记帐帐户的标识。可为所有公司代码集中冻结或为一公司代码局部冻结一帐户。
记帐,自动的: 以特定程序自动创建的记帐。例如，它包括：销项税与进项税记帐、汇率差额记帐、贴现支出和收入记帐。每一自动记帐都作为单独的凭证行项目显示。
损益表: 特定期间内的收入和支出的比较，目的是确立由组织获得的利润及其来源。损益表是年末结算的必需部分。
获利段调整: 具有支出和收入的获利段（业务部门、利润中心、成本中心等）的借记。这些支出和收入是在支付客户或供应商发票时产生的。这种收入/支出的两种主要形式是贴现额和汇率差额。获利段调整是作为一给定结算日的部分结算操作来进行的。
应收帐款: 在收到提供的商品或服务时，对收付的要求权。应收款在“流动资产下”用进一步的细目显示在资产负债表中，例如，来自商品和服务的应收款和来自合并公司的应收款。
余项: 表示结算未清项目时产生的任何差额的项目。余项转帐至留有原始未清项目的帐户。
营业收入科目: 将正常的业务往来营业收入记入其中的科目。
冲销: 通过向对方科目记帐等值金额来消除一笔记帐。冲销凭证: 冲销一笔记帐时生成的凭证。
调节税: 某些国家除销项税之外的记帐税。它由供应商计算，向那些免除销售/购置税的客户征收。供应商向税务局支付该调节税。
样本帐户: 特殊主记录。通过它可以为总分类帐记录中的公司码特定数据的输入预定义值。还必须定义数据传送规则，这可确定这些值是如何从样本帐户传送的。
样本凭证: 参考凭证的特殊类型。它的数据可在会计凭证输入屏幕中缺省。与会计凭证不同，样本凭证不更新交易额。它只作为会计凭证的数据来源。样本主记录: 作为设置其它主记录之输入辅助的主记录样本。
明细分类帐: 为表示具有客户或供应商的业务往来的分类帐。资产会计核算中的明细分类帐是表示资产值变化的分类帐。
明细分类帐会计核算: 明细分类帐等级上的会计核算，此分类帐包含的帐户有客户、供应商或资产帐户。在总分类帐中，明细分类帐提供了所有有关记帐到统驭科目中的详情。
销售/购置税: 进项税和销项税的一般术语。
代扣所得税: 供应商发票中开票金额部分。在一些国家中，某些供应商必须持有开票金额部分，并且支付给或报告税收机构，不提供用于这些供应商的代扣所得税减免。